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UNE BONNE MISE AU POINT POUR LES COMPAGNIES ENTREPRENEURIALES
Chez B&A, nous pouvons effectuer pour le compte de nos clients des évaluations des risques légaux aussi appelées « vérifications légales » afin de s'assurer que les activités de ces derniers sont en accord, entre autres, avec les lois fédérales et provinciales. Ce type d'évaluation est un atout vital pour toute entreprise oeuvrant dans les marchés d'aujourd'hui. En effet, ces évaluations offrent une indication claire du niveau de conformité légale d'une entreprise et des risques qu'elle court parfois à l'insu de ses dirigeants. En se prêtant à cet exercice, une entreprise pourra identifier les risques juridiques reliés à ses opérations et les éliminer ou, à tout le moins, en réduire leur impact.
Par les temps qui courent, le terme « vérification légale » a souvent une connotation négative et évoque bien souvent chez les entrepreneurs une armée d'avocats posant des questions et fouillant froidement dans les dossiers de l'entreprise. Cependant, une évaluation des risques légaux peut prendre une toute autre forme. Bien que pour mener une évaluation des risques légaux il faille nécessairement poser des questions et analyser les dossiers de l'entreprise, ce processus n'est pas une inquisition mais bien une étude des forces et faiblesses de votre entreprise. Nous sommes d'avis que l'évaluation des risques légaux initiale devrait couvrir les aspects cruciaux de votre entreprise, tandis que les aspects secondaires pourront être vérifiés au cours d'évaluations des risques légaux subséquentes.
La prévention est une source considérable d'économies. En effet, régler un problème en mode « panique » nécessite beaucoup plus de temps et d'argent que le régler alors qu'il n'est qu'un problème mineur. Les plus grandes compagnies ont souvent accès à un avocat à l'interne, voire même une équipe complète, qui révise continuellement les opérations de la compagnie et planifie des stratégies de minimisation des risques juridiques. De leurs côtés, les plus petites compagnies négligent régulièrement de procéder à des vérifications de la sorte. N'attendez pas d'être dans l'eau chaude pour commencer le processus de vérification légale!
Étant donné que les procédés et activités de chaque entreprise sont uniques, aucune évaluation des risques légaux ne se ressemble. Le processus de l'évaluation des risques légaux débute toujours par une préparation d'une liste qui est très similaire à une liste de vérification diligente fournie par un investisseur ou un associé potentiel. L'avantage principal de ce genre d'évaluation des risques légaux est que l'organisation de votre entreprise sera prête lors d'une opportunité éventuelle d'investissement ou de financement.
LES DOMAINES VISÉS
Les domaines d'évaluation des risques légaux de votre entreprise sont déterminés après discussion concernant leur importance ainsi que leurs coûts. Les domaines possibles sont les suivants :
d. Respect des lois sur les valeurs mobilières
a. Règles d'embauche et pratiques de congédiement
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Q. Protection des renseignements personnels
R. Lois sur la concurrence
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évaluation des risques légaux''évaluation des risques légaux
En effectuant l'évaluation des risques légaux, nous pouvons réviser votre modèle général d'affaires afin de déterminer la façon dont votre entreprise opère et déterminer si vos processus sont convenablement élaborés. Nous utiliserons l'information recueillie pour aviser vos preneurs de décisions sur les forces et faiblesses de vos positions légales, soit au cours de l'évaluation des risques légaux ou à tout autre moment jugé opportun.
Une évaluation des risques légaux peut être effectuée sur une base périodique et faire partie d'un programme continuel de conformité ou, au contraire, être effectuée à la suite d'un événement précis tel qu'une vérification diligente dans le cadre d'une transaction telle qu'une acquisition ou un appel public à l'épargne. Il existe aussi des évaluations spécialisées, notamment dans les domaines de la propriété intellectuelle, du droit du travail et de l'emploi, de la gestion du patrimoine, de la fiscalité, des contrats gouvernementaux, du droit des franchises et du droit de l'environnement.
Une évaluation des risques légaux comprend les étapes suivantes :
1. Création d'un questionnaire/liste d'évaluation des risques légaux. L'étape initiale d'une évaluation des risques légaux consiste en l'envoi par B&A d'un questionnaire détaillé à l'équipe de gestion de l'entreprise préalablement à la rencontre initiale. Dans le cas de compagnies de plus petite taille, une simple liste ou un agenda plus formel suffira amplement à la tâche.
2. Détermination de l'étendue de l'évaluation des risques légaux. La seconde étape de l'évaluation des risques légaux consiste à réunir un ou deux délégués de l'entreprise avec un de nos avocats afin de personnaliser l'évaluation des risques légaux aux besoins spécifiques de l'entreprise. Évidemment, l'étendue et la complexité de l'évaluation des risques légaux de l'entreprise dépendra de la taille et du stade de développement de l'entreprise, du type d'entreprise (services, logiciels, fabrication, etc.), du nombre d'actionnaires et d'employé(e)s, de la présence de la compagnie dans une industrie réglementée et de plusieurs autres facteurs. Cette rencontre permettra au(x) représentant(s) de l'entreprise de nous expliquer le fonctionnement de cette dernière et de nous faire part d'inquiétudes particulières qu'ils/elle pourraient entretenir au sujet de ses opérations.
3. Cueillette d'informations. La troisième étape de l'évaluation des risques légaux consiste en la cueillette de tous les documents et informations nécessaires à la conduite de l'évaluation. Les documents requis sont habituellement classés par catégories dépendamment du type d'entreprise et de la complexité de sa structure corporative.
4. Analyse du matériel. La quatrième étape de l'évaluation consiste en une analyse sommaire ou détaillée (selon le choix du client) des documents et informations recueillis précédemment durant la cueillette d'information et cela pour chaque domaine sélectionné lors de la première étape.
5. Préparation d'un rapport d'évaluation des risques légaux. La dernière étape de la l'évaluation des risques légaux consiste en une préparation d'un rapport. Au cours de cette étape, toute anomalie ou problématique significative sera soulignée. Le rapport pourra alors proposer des solutions destinées à régler ces anomalies et problématiques. Si ces anomalies et problématiques comportent des risques juridiques, le rapport pourra également émettre des avertissements. Finalement, le rapport soulignera les différences entre ce que la documentation de l'entreprise affirme et comment cette dernière opère dans les faits, tout en identifiant si les différences à ce sujet comportent un risque juridique. Le cas échéant, le rapport proposera des solutions à cet effet.
IMPLANTATION DES RECOMMANDATIONS DU RAPPORT
Lorsque l'équipe de l'évaluation des risques légaux aura émis son rapport à l'équipe de gestion de l'entreprise, l'entrepreneur pourra implanter les recommandations du rapport à sa guise. La décision de ce dernier ou de cette dernière dépendra de la croissance planifiée de la compagnie de même que des conclusions spécifiques du rapport. Au minimum, l'entrepreneur devra rencontrer le personnel approprié afin de discuter des conclusions du rapport, faire circuler des notes de services internes ayant pour but d'éduquer ses employé(e)s, organiser des séminaires avec ses employé(e)s à propos des procédures appropriées et de la conformité et, dans certains cas, développer des manuels internes ou d'opérations afin de guider continuellement les employé(e)s de l'entreprise dans l'exercice de leurs tâches.
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